10 Claves imprescindibles para editar un boletín electrónico

¡Hola!

Un boletín es una herramienta poderosa de fidelización y, por lo tanto, de generación de negocio.

Conviene indicar ante todo que el boletín que editemos será, para muchos de nuestros suscriptores, la imagen de nuestra empresa. Si está mal hecho, si es poco interesante, si no respeta su periodicidad o contiene faltas de ortografía, tendrá un efecto negativo sobre nuestro negocio en vez del efecto que pretendíamos. Por eso es muy importante tener en cuenta todos los puntos que, sin ánimo de ser exhaustivo, los voy a enumerar.

1) El boletín deberá ser GRATUITO: Su misión es captar clientes, construir nuestra lista de clientes potenciales. Luego, si nos tomamos el trabajo de editar el boletín, intentemos que sea para el máximo posible de destinatarios. Un boletín de pago será posible solamente si podemos suministrar información de muy alto valor. Al contrario, un boletín gratuito será nuestra vía de comunicación “activa” con los clientes frente al sitio web que es una vía de comunicación “pasiva”. Sólo con ambas herramientas dispondremos de una batería completa para desarrollar el mejor marketing en la red.

2) El boletín deberá ser PERIÓDICO: En efecto, sólo la periodicidad crea en el destinatario una sensación de presencia permanente y fiable. Recomiendo la prudencia en el momento de anunciar una frecuencia determinada. La edición de un buen boletín lleva mucho trabajo y es fácil sucumbir a la tentación de anunciar un boletín semanal para descubrir, al cabo de poco tiempo, que, con esa frecuencia, no nos queda tiempo más que para editar el boletín.

3) Debemos determinar el TEMA: deberá estar pensado para atraer a los clientes objetivo que nos hayamos fijado. Lógicamente, también deberá ser un tema que dominemos y del que sepamos dónde obtener material bueno y abundante para nutrir las sucesivas ediciones del boletín.

4) Respecto a los CONTENIDOS: Deberán ser útiles para los suscriptores. Podemos insertar publicidad de nuestros productos y servicios, pero esa publicidad, directa o indirecta, no deberá superar nunca el 50% del total del boletín. El boletín no es un folleto comercial, sino un medio de comunicación interesante para sus suscriptores, quienes aceptan pagar, a cambio de la información valiosa que incluye, el precio de que en esa información se encuentre intercalada una cierta cantidad de publicidad. Esa publicidad deberá estar siempre relacionada con el tema de interés del boletín y, por tanto, podrá ser también de interés de los lectores.

5) Respecto al FORMATO: Empieza a haber, cada día más, boletines distribuidos por correo electrónico pero editados en formato HTML. Esos boletines nos aparecen al leerlos como una página web en nuestro programa de correo, si nuestro programa puede leer HTML y si está configurado para leerlo.

Y ahí reside uno de los problemas de los boletines en HTML. Son más atractivos gráficamente y gozan de las ventajas de los hiper-enlaces, pero no todos los destinatarios son capaces de leerlos. Además, los documentos en formato HTML ocupan mucho más espacio de memoria. Es decir, tardan mucho más en transmitirse y llenan mucho más los buzones de los destinatarios. Por todo eso, mi posición actual, es la de continuar trabajando en formato de texto simple. También es una buena alternativa disponer de ambas versiones: la versión web y la de correo electrónico.

No olvidemos que el boletín que les planteo es ante todo una herramienta de marketing y, por lo tanto, debe ser un medio interesante por sus contenidos, mientras que su formato, como suele ocurrir en Internet, es secundario.

6) Hablemos ahora de la EDICIÓN: Aspecto sencillo pero que cuenta con una serie de puntos a seguir sistemáticamente con cada edición del boletín si queremos que el resultado final sea satisfactorio.

Habrá que usar un editor de textos que genere FORMATO DE TEXTO SIMPLE – yo uso el Wordpad de Windows, por ejemplo. La anchura de las líneas no debería rebasar las 70 pulsaciones – yo uso 65- . Para ello, conviene fijar, en el editor que usemos, la anchura de las líneas en la medida que decidamos. El que el formato sea de texto simple significa que NO PODEMOS USAR efectos como negritas o subrayado

Debemos corregir cuidadosamente el texto para evitar faltas de ORTOGRAFÍA.

7) PRUEBA DE ENVÍO: Por mi parte, una vez que lo tengo todo a punto, y antes de mandarlo a la lista, hago una prueba enviándome el boletín a mí mismo. Con ello compruebo cómo lo va a recibir la lista de contactos. Indefectiblemente detecto algún problema: márgenes, espacios, finales de línea, etc. Sólo una vez hecha esta prueba y corregidos los defectos lo mando definitivamente.

8) POLÍTICA PARA CON LOS SUSCRIPTORES: Deberemos incluir toda la información de contacto posible. Dirección de correo electrónico del editor, dirección postal, teléfono… No debemos olvidar que la difusión va a ser internacional. Por lo tanto, habrá que incluir datos como el país y el número telefónico internacional completo.

Es importante dar garantías a los suscriptores de que su dirección no será cedida a nadie bajo ningún concepto. Es decir, que se respeta su privacidad.

POLÍTICA DE ALTAS: Mi posición en este aspecto es la de dar de alta exclusivamente a aquellas personas que lo han solicitado expresamente. Como ya he dicho, el boletín es, ante todo, una herramienta de captación y fidelización de clientes.

Luego, sólo queremos suscriptores que respondan al perfil de nuestro cliente objetivo y que, por tanto, estén interesados en los temas que tratamos.

Por otra parte, deberemos dar el máximo de facilidades a quien quiera darse de alta. Por ejemplo, para dar a alguien de alta lo mejor es no pedirle más que su dirección de correo electrónico. Ya nos dará otros datos más adelante cuando él quiera. Es decir, cuando ya confíe en nosotros. De momento, la dirección de correo electrónico es todo lo que nos hace falta para empezar a comunicar regularmente con él.

POLÍTICA DE BAJAS: Debe estar muy clara la manera de dejar de estar en la lista de difusión del boletín. No sólo eso, sino que conviene facilitar al máximo el proceso de solicitud de baja.

FACILITAR LAS ACTUALIZACIONES DE DIRECCIÓN: El cambio de dirección de correo electrónico de los suscriptores es un fenómeno más frecuente de lo que se puede pensar. Nos interesa también facilitar el procedimiento por el que una persona nos comunica la nueva dirección a la que desea que le mandemos las futuras ediciones del boletín. Con ello evitaremos perder suscriptores y, además mantendremos nuestra lista más limpia de direcciones inválidas.

9) GESTIÓN DE LA LISTA: La gestión de la lista es un aspecto que, al principio, puede parecer irrelevante. No obstante, cuando la lista empieza a rondar el millar de suscriptores, Se torna en un problema serio.

Al alcanzar esas cifras, el trabajo de mantener la lista absorbe muchas horas de trabajo. Me refiero a la tarea de realizar las altas, las bajas, hacer los cambios de direcciones y, sobre todo, “limpiar” la lista de direcciones duplicadas o que ya no son operativas y son una fuente de errores en nuestros envíos. Por lo tanto, en ese punto, se hace imprescindible la automatización de estas tareas. Sabiendo eso, no hace falta esperar a estar en apuros y les recomiendo disponer, desde el principio, de algún grado de automatización.

10) PROMOCIÓN: Bien, lo tenemos ya todo a punto. Sólo nos falta que los suscriptores empiecen a pedir el boletín. ¿Cómo les informamos de que está a su disposición? Los medios son los mismos que tenemos para cualquier otra acción promocional. Voy a mencionar algunos de ellos brevemente.

NUESTRA PÁGINA WEB Y REDES SOCIALES: La propuesta de suscripción gratuita debe tener su espacio en nuestro sitio web y todas nuestras redes sociales donde estemos presente. De hecho, unos de los objetivos del web es capturar la dirección de correo electrónico de cada visitante. Nuestro boletín es la mejor herramienta para ello.

NOTAS DE PRENSA: La salida de un nuevo medio al mercado es una noticia de relevancia. ¡Aprovechémoslo! Preparemos una nota de prensa y mandémosla a todos los medios on-line que podamos.

Muchos de ellos, si bien no la publicarán íntegra, se harán eco de la noticia. Por supuesto, en la nota, deberá venir el enlace (URL o dirección de correo electrónico) para suscribirse.

INFORMAR A OTROS SITIOS DEL SECTOR: Seguro que nuestro sector cuenta con asociaciones profesionales, comunidades, clubes, centros de formación, webs de empresas, etc, a quienes interesa conocer la aparición de una nueva fuente de información y que pueden referenciárla en sus listas y directorios.

DIRECTORIOS DE LISTAS: Así como hay buscadores de sitios web, también hay algunos dedicados a las listas. En español, contamos, entre otros, con E- listas.com. Es imprescindible darse de alta en todos ellos.

PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS EN OTROS BOLETINES: Ésta es una fuente importantísima de nuevos contactos. Si generamos información de calidad, hay muchos boletines que estarán interesados en publicar algunos de nuestros artículos. Con ello llegamos a un montón de nuevos lectores. Si somos capaces de interesarlos, clicarán el enlace que les damos en la firma del artículo.

LA FIRMA DE CADA MENSAJE: de correo electrónico que mandemos puede incluir un mini- anuncio del boletín.

Autor: Alain Jordá (Consultor de estrategias de negocio en Internet)

¡Saludos!

Acho

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